摘 要：学校档案是教学、管理等各项活动中形成的最原始的记录，档案资料的质量影响着本科教学水平评估的结果，评估的结果将直接影响高校的声誉、地位、前途和命运，对于由专科院校升格合并的本科大学更是至关重要。高校的领导和档案管理人员应针对档案管理工作中存在的问题，提出切实可行的解决方案，并加以实施，确保评估工作取得较好的效果。

关键词： 本科教学评估；高校；档案管理

中图分类号：G272 文献标识码：A

高校档案是学校教育、教学、管理等活动的真实记录，是各项活动的最原始记录，是学校教学、科研、教师职称评定、教代会、学代会、以及教育教学评估等各项工作最原始的信息来源，既是以往工作成果的历史积累，也是今后学校发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的借鉴、依据、凭证作用。随着高等教育事业的不断发展，高等学校的档案工作也有了长足的进步。档案管理工作受到了各级领导的重视，被列入了领导的议事日程，档案工作人员的业务水平也不断提高，使档案工作为教育教学、科研等工作的顺利完成奠定了基础。但在实际工作中，笔者发现高校档案资料的收集、整理、归档存在不少问题，现做简要阐释。

档案是人类社会活动最原始、最真实的记录。它是人类文明和历史文化遗产的重要组成部分。高等学校的档案不仅记录了它发展的全过程，同时详细地反映了一所学校的全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累、丰富。档案的查考、依据作用就在于它的原始性和可靠性。通过档案这一真实可靠的历史记载，我们可以更加全面的了解过去，预测未来，从中寻求学校发展的规律，并做出科学决策以促进院校教学、科研等工作科学、有序地发展。

教育部开展的高等学校本科教学水平评估是对各高等学校教学质量和学校综合能力的全面检查。通过评估可以加速高校教育教学改革的速度，提高其教学的质量，使高等教育更加适应社会发展的需要。高等学校教学水平评估组在对各高等院校进行评估时主要以查看资料、个别谈话、问卷调查、测试等形式对学院教学、科研、行政管理、学院建设等进行全面细致地检查，并做出公平、公正的评价，评估的各项评分标准都是以教学、文书档案及学院的软硬件建设为标准的，因此，要求学校档案材料必须齐全完整。无论进行何种形式的评估，无论评估的领导机构、指标体系、程序如何制定，原始的档案资料都是最有说服力的依据，评估组根据原始档案才能对评估单位进行全面、客观、公平、公正地评价。这就充分说明丰富、完整的档案材料是评估工作的凭证和依据，它将直接影响评估的结果。评估的结果则直接影响到学校的前途、命运、社会声誉和社会地位，关系到广大师生员工的切身利益。

本科教学评估要有档案作为支撑，在迎评的准备过程中全体教职员工都要参与到档案材料的收集、 整理、 归档的过程中来，参与的过程有助于广大师生员工更深切地感受道档案的重要性，从而提高档案的管理水平，增强档案意识，使学校档案更加规范化、制度化。随着高校教学水平评估活动的深入开展，各高校管理者已深切认识到档案在评估工作中的重要地位，教学评估和档案的关系是一种相辅相成、辨证统一的关系，一方面教学评估依赖于高校的各类相关档案，另一方面教学评估又可以促进高等学校档案的建设，因此规范档案管理对保证高校本科教学水平评估工作的顺利开展起着至关重要的作用。为了顺利通过评估并取得好的结果，我们应优化和加强高校教学档案的管理，在日常教学和管理工作中认认真真扎扎实实地做好教学档案的收集和整理工作，充分发挥档案的作用。

充实完整的档案材料是学校顺利通过评估的必要条件，是学校教学质量高低的有力依据。在评估检查中发现大部分高等学校都存在着平时档案管理不够规范，临时补充材料的现象，严重影响了评估工作的进程和评估质量。长期以来，绝大多数高校缺乏科学、合理、可行的档案管理体制，没有形成档案管理工作的良性循环和长期机制，致使档案的收集、整理、保管、检索、编研和利用存在不少问题，影响了高校档案的归档率、完整率和合格率。体制和制度的不健全导致档案管理人员不稳定，档案材料的收集不及时、整理不到位，档案缺失等诸多不良现象。目前大多数高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化成分不是很高。高校档案管理部门落后的软硬件设备和传统滞后的管理手段，限制了高校档案利用工作的全方位开展和案卷质量、服务水平的提高，不能适应信息化社会的要求和教育教学工作的需要。多数高校的档库房达不到“ 八防”要求，与整齐、规范统一的要求相差甚远。档案库房的设施设备不够齐全，没有专门的办公条件和设备，库房分散，办公室紧张。没有单独的阅档室。我院现有专职档案工作人员2人，查阅档案时没有单独的阅档室、复印室，将档案搬来搬去，严重影响了档案的保管、利用和安全。个别单位综合档案设防意识不强，管理体制不到位，部分档案积压，受损严重，造成了档案资料的严重毁坏和丢失，从而制约了档案信息化发展的进程，影响了档案提供利用的效率和作用。究其原因还是对档案工作认识不足、重视程度不够造成的。

1、提高认识，更新观念，加强业务培训

作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。首先，管理者特别是高校的领导应提高认识，把档案现代化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门参加学校的各项重要活动。其次是提高档案管理人员的现代化管理意识。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，主动适应高校现代化发展的需要。在更新档案管理工作者观念的同时，还要重视对管理人员进行业务培训，使其能够了解和掌握最新的科技化管理手段，提高其业务素质。有关领导要充分认识到继续教育的重要性、急迫性和必要性，把档案管理队伍建设纳入高校师资队伍建设中去，采取多种渠道加强档案管理人员的继续教育。

2、 加快信息化进程，进行重点目标建设

近年来，国内外在档案信息化建设方面已取得了很大进展， 档案管理工作的社会服务功能大大加强， 但我国高校档案信息化进程相对滞后，因此，加速高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为当前高校档案管理工作的当务之急，也是使高校档案管理工作取得重要进展的突破口。目前，高校正处于最好、最快的发展时期我们，应抓住当前的有利时机，借助高等学校教学水平评估的东风，根据高校档案工作性质和特点，有重点、有步骤地进行档案信息化建设。档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设，要多方面筹措资金，大力加强硬件和数据库建设。

3、 开发教学档案信息资源，更新服务理念

搞好教学档案信息的收集和整理是高校教学档案信息化建设的基础。但整个档案工作的重点在于开发利用档案的信息资源，教学是高等学院各项工作的重点，因此，开发利用教学信息资源是当前档案管理部门的首要工作。档案部门要紧紧围绕教育教学这个中心，努力更新思想观念，认真分析、了解评估工作对档案利用的需求方向，不断创新服务方式和手段，更新服务理念。通过校园网及其他网络，增加信息量，改变先前的封闭管理形式，在保证档案安全的前提下提供开放服务，把存放的教学档案信息及时提供给需要者，真正做到资源共享，方便、快捷，服务教学第一线。

实现高校档案的网络化、信息化、集中统一管理，是高校档案现代化管理的目标之一。这一目标能否尽快尽早地实现，不仅关系到高校档案事业的发展，而且影响各高等学校本科教学水平的教学质量。当前高校在进一步深化教育教学和管理改革，接受教育部的教学评估，这为高校档案事业的发展带来了新的契机和新的挑战。作为档案人，我们要抓住机遇，解放思想，更新观念，以现代信息技术为核心，加快档案工作的改革步伐，以适应学校教育、管理及各项工作的需要，更好地为学院和社会发展的需要服务。