浅议信息化建设在图书馆档案管理中的必要

摘要：随着计算机科学技术的发展，信息技术的广泛应用，传统的图书馆档案管理体系已经无法满足网络和存储技术处理下的社会发展进程，信息化给传统的档案管理工作带来严峻挑战。本文试图对图书馆档案信息化的内涵及建设内容角度进行分析，探讨信息化建设在图书馆档案管理工作中的必要性。

关键词：档案管理；信息化；必要性

一、图书馆档案管理信息化建设的定义

2000年国家档案局明确了“加快档案信息化建设”的目标，档案信息化建设成为未来相当长一段时间内我国档案事业发展的重点，高校档案信息化建设成为我们关注的问题。那么，什么是图书馆档案管理信息化？

档案管理信息化具体是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，以提高管理和利用的现代化水平。

二、图书馆档案管理信息化的内容

图书馆档案管理信息化建设是一个庞大的系统工程，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用等。

档案管理信息化首先是利用数据库技术，对纸质的档案、声像档案、实物档案进行录入、扫描、数码处理，将馆内各类档案数字化，以达到对档案信息管理和利用的高效、准确。其次是通过办公网络，使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作，对电子文档进行准确的归档鉴定，执行电子文档归档管理办法，进行网络归档处理，实现电子文档管理一体化。档案管理部门还将对电子文档进行及时的接收和进入相应数据库的处理。最后，图书馆管理系统通过公众信息平台，利用公开的档案信息，或者是在专用服务器中调用，查找保密档案信息，全面实现档案管理的信息化。

三、信息化建设在图书馆档案管理中的必要性

1.传统意义上的档案管理需要很大面积来储存档案，还需要大面积的借书室、阅览室以及采编室等相关办公科室。而很多城市,尤其是中等以下城市的政府对图书馆的建设不够重视,很难会在城市中心地段建设正规化、规模化的图书馆。这样一来，图书馆档案信息化的优势就显现出来了，它只需要一个很小的空间甚至一台电脑就可以实现储存的功能，而不需要大费周章的去查找。同时对保护馆藏历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益等方面都具有重要的意义。

2. 随着信息技术的发展以及信息技术在图书馆档案管理中的运用，使图书馆不再只是传统意义上的实体，而是一个信息储存空间。它以用户为中心，以数字化的形式在网络中高速传递文献和信息，在“用户”和“文献信息”之中起着桥梁作用。

此外，计算机网络信息的一个突出特点就是资源信息量的最大化，档案信息化建设将为信息社会提供必要的、可靠的、大量的基础性公共原生信息，满足人们共享信息的需求，为社会公众信息的开发利用提供基础条件，为信息化起到支撑作用。

3. 传统的图书馆档案管理机构间是相互隔离的。信息化的发展为这些机构间的信息共享提供了可能，信息技术在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案管理信息化是顺应市场要求应运而生的，它改变“重藏轻用”的观念，实现由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变，融传统与现代于一体，开发与利用于一体。可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；还可为行业和单位的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，逐步形成决策咨询系统，对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

4. 目前国内图书馆档案管理基本已经信息化，很多图书馆采取将传统服务延伸拓展到现代网络上，形成一种传统与现代结合的综合服务方式，这极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能，规避了人工判断、查找出现的错误。档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理，能够大大缩短档案形成和利用周期，避免归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象，有利于节省库房空间、有利于保护馆藏历史档案、对节约资源，提高档案工作管理效率都有重要意义。决策的及时正确、管理措施的适当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

四、结论

目前学校图书馆档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，它可以使图书馆档案管理部门从封闭走向开放，提高了档案的利用率、节约了大量的人力、物力、财力，对于信息的共享、错误率都有了大大的提高。随着计算机和网络技术的广泛应用，利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。

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