论商务英文信函中的简洁原则

作者：　时间：2012-02-07 阅读：( )

【摘要】商务英文信函的写作目的是为了在商务活动中进行有效的沟通和交流，而时间和效率对于每个商务人士来说都非常的重要，因此，简洁的表达和有效的措辞是商务英文信函写作时必须掌握的技巧。本文从信函正文的组织结构作为切入点，具体分析简洁原则在每个部分的应用。

【关键词】商务；英文信函；写作；简洁原则

简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思，而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。要开门见山、直入主题；语言精练、言简意赅，让对方清楚你想说什么，领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

一般来说，一封商务信函的正文结构可以用3W来表示，即：Why do you write the letter? What’s the detailed reason? What do you expect your reader to do?

第一部分：Why do you write the letter? 在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

例（1）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.

这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以有充分的心理准备，或者把注意力集中在问题的重点上，不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

例（2）：It was a long time since I saw you in Qingdao 3 months ago.

这样的开头不仅啰嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

第二部分：What’s the detailed reason? 商务信函的正文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句，会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：

例（3）：We are in urgent need of the above information as the exhibition is to open next month．

简明地向对方解释了需要的原因，没有一句多余的话。

例（4）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant, we are not able to settle any of our outstanding balance.

简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

第三部分：What do you expect your reader to do? 结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：

例（5）Thank you in advance for your cooperation．

短短的一句话既表达了感谢，又暗示希望与对方合作的意愿。

例（6）Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.

简单的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。

以上例（1）、（4）、（6）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。关键是如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。那些不增加任何新的信?

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