一、档案管理信息化的概念和内容

　　档案信息化，是一个加速实现现代化档案管理方式的过程，这个过程由国家档案行政管理部门统一组织和规划，在各种档案管理的行业中应用现代信息技术收集、管理和整理档案。也就是说，这是一个长期的从以实体档案为重心向以信息档案为重心转变的过程，在这一过程中，要快速的提高档案信息化的管理和利用的水平，就必须采用现代信息技术对档案管理部门进行武装。

　　档案管理信息化的内容主要要包括五个方面：首先，建设档案信息化的基础设施，运用计算机管理档案的前提就是提高各级各类档案室、档案馆的网络技术应用程度;其次，建设数字档案信息资源，包括推进数字档案全文数据库、加强对数字档案目录数据库的建设、完善多媒体数据库建设等等;第三，建设完善的的档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案数据库的安全;第四，培养档案信息信息化人才，加强对档案业务员的培训工作，着力培养一批熟悉网络技术知识和档案管理知识的综合型人才;第五，加强对档案管理工作的监督和指导，建立管理标准，保证归档的电子文件完整、有效、真实。

　　二、我国中等教育学校档案管理信息化建设现状

　　现在，在信息化技术的带动下，我国学校档案管理的信息化进程取得了一定的成绩，然而，从目前的情况而言，中等教育学校档案管理信息化建设的现状仍然不容乐观。

　　(一)相关人员对学校档案信息化建设认识不足

　　很多学校领导对于学校档案信息化建设工作在思想上认识不足，缺乏应有的重视，觉得档案管理工作只是管理保存一些材料，是档案管理员的事情，对于学校的整体工作不重要。甚至从事档案管理工作的人员对档案信息化建设的目标也没有明确的认识，只要自己管理的材料不丢失，就算是尽职尽责，管理模式数年如一日，缺乏创新，观念守旧，没有意识到学校档案管理工作的价值和意义。这就导致学校的档案管理工作缺少政策上的倾斜和充足经费的支撑，有些学校连信息化的基础设施都没有完善，学校的档案信息化建设无法顺利有效的开展。

　　(二)基础设施建设比较落后

　　很多学校对档案信息化管理的资金投入不足，直接影响档案信息化建设的基础设施建设，很多硬件设施老旧，无法满足基本的档案保管的要求。虽然一些学校也配备了一些基本设备如打印机、计算机、扫描仪等，但多是一些被淘汰或老化严重的设备;即使有些学校配备了相对较好的设备，档案管理人员依然很少使用专业的管理软件，对学校的档案管理工作帮助不大。相当一部分学校仍然只重视对纸质文件的整理而轻视电子文件，从而导致一些重要的电子文件夹丢失。

　　(三)中等教育学校档案管理信息化建设的必要性

　　首先，档案管理的信息化建设是创新档案管理服务方式的需要。在传统的手工档案管理已经跟不上时代步伐的今天，学校档案信息化的建设能够为学校提高档案的信息质量，为学校更好的进行决策提供数据资源基础。建立信息化档案管理系统能够节省对人力、物力等资源的消耗，一些档案的日常管理、分类、查询等工作都能由系统来完成。因此，档案管理工作实现信息化建设能够保证档案信息资源的共享，真正实现档案信息的高速运用。

　　其次，档案管理的信息化建设也是学校各项事业改革和发展的需要。随着新课改的要求和计算机网络技术的普及应用，新的教学模式不断出现，为了适应学校新的发展需要，必须加强对档案管理信息化的建设，这也是适应时代发展的需要。

　　第三，学校档案管理信息化能够提高档案管理的工作效率和准确性。学校在日常的管理和教学的过程中，会产生许多需要保存的重要材料，如果只由人工进行归档和保存，不仅会增加工作人员的工作量，还容易出现大量误差，而且在以后的利用过程中还会产生查阅困难等诸多不便，利用价值十分有限。通过档案信息化建设后，不仅能提高工作效率，减少工作人员的工作量，更能够凸显档案巡查对发展教育事业的重大贡献。

　　三、中等教育学校档案管理信息化建设的几点对策

　　(一)强化对档案管理信息化必要性的认识

　　随着信息网络时代的发展，学校档案信息化建设已经是势在必行。针对很多中等教育学校普遍存在的档案管理意识淡薄、观念守旧等问题，首先要做的就是强化对档案管理信息化的认识。从学校领导方面来看，要将档案信息化建设纳入学校的现代化建设的整体规划上来，明确专职的档案管理人员，定期听取相关部门的意见和建议，及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。根据学校的具体情况成立档案管理工作小组，明确责任，改变以往管理混乱、各自为政的现象。还可以加强对档案管理信息化的宣传力度，增强在校教职工的档案管理信息化的意识，同时建立相应的考核制度，把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中。

　　(二)加大资金投入，完善硬件设施

　　硬件设施是档案管理信息化建设的基础，也是保障档案管理质量的重要条件。中等教育学校要加大对档案信息化建设的的投入，结合学校的档案管理模式，设立综合档案室等，同时配备相应的管理设施和必要的现代化办公设备。

　　(三)对档案信息化加强规范与标准建设

　　档案信息化建设加强标准建设的具体措施主要有：一是宏观调控，档案管理部门要在已有档案信息资源管理的规范和标准的基础上，立足大局，进一步对档案信息化标准规范体系的建设进行指导和监督，使档案信息化建设有例可循，从宏观上避免以往管理方式不可更改和各部门之间不协调的情况。二是，在内部进行协调。中等教育学校在建设电子校务的过程中要注意衔接档案管理系统和其它系统，档案管理系统也要积极参与校务电子系统的建设。这样，档案管理系统既能够借助网络共享为其他部门提供服务，又能够方便本部门对本校区档案信息的收集。这些功能的达成，都离不开规范和标准，因此，在进行学校档案信息化建设的过程中一定要严格执行国家已经颁布并执行的档案信息建设的标准规范。

　　四、结语

　　中等教育学校档案管理信息化建设为学校的档案管理工作创造了新的平台和视野，档案管理工作也是中等教育学校基础工作的重要组成部分。但是，学校档案的信息化建设也对校内相关的管理工作人员在新技术和新观念等方面提出了更高的挑战和要求。本文通过对学校档案管理的概念和内容、学校档案管理工作的必要性、现状和问题对策等方面的论述，说明了学校档案管理信息化建设是适应时代发展的必然要求，也是真正实现档案管理工作和学校其他各项工作协调发展的必然要求。