高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨

摘要：高校各学院的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量，是学院承上启下的纽带，上传下达的中间站。行政秘书的工作多而广，杂而乱，细而琐的特点给实际工作带来了困难和挑战。现有必要对高校二级学院行政秘书工作的特点和现状进行分析和探讨，更好地开展工作。

关键词：行政管理行政秘书岗位职责

高校各学院行政秘书既是院行政管理层的参谋和助手，又是院行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带，是管理队伍中的一支重要力量。各学院的行政秘书尚未得到足够重视，其工作任务繁重，缺少交流，，影响工作效率和人才培养质量。因而要对二级学院行政秘书工作的特点和现状进行探讨，才能更好地做好政秘书工作。

1、高校行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于学院领导、教师、学生的日常管理，其特点主要有：

1.1辅助性

辅助性是相对主导性来说的，一般来说，辅助就是在院办公室主任直接领导，和指挥下协助领导完成交待的任务和工作，这是秘书工作最核心的职能。院领导不光承担行政工作，还要兼顾教学与科研，所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成，并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒，及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

1.2协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点，也是各种行政矛盾最集中的地方，所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，形成和谐有序的工作氛围。

1.3广泛性

事务繁杂，范围扩大，头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询，从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排。培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。

1.4参谋性

高校各学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁，他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求，熟悉教学资源的实际配置情况，熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节，要积极收集整理教学管理工作中出现的问题，为领导修改和重新决策提供依据。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性，提高对谋略的实效性，把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。

2、高校行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点，结合地方高校行政秘书的实际，现调查某学院行政秘书岗位职责、其工作内容包括了如下内容：校级、院内资产清查和管理；行政档案的管理；协助主任做好教学酬金年终结算；二级学院教师的报刊杂志征订及报刊分发；相关文件、资料的复印；院内发文的分类管理和分发文工作；院内各种课酬、津贴制表、报帐及发放工作；负责相关学院间教学酬金管理费的收发并做好登记工作；各种创收工作各种考试的报名、收费、发证、建档等工作。可见，行政秘书的工作范围涉及到高校的多数职能部门，任务量十分繁重。结合以上学院行政秘书的具体工作发现以下三方面的问题：

2.1工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多，工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作，除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外，还要完成领导临时交办的各项任务。同时，要与不同的教师和学生接触，及时处理他们提出的各种问题，并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作，工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此，行政秘书虽然天天忙、月月忙，但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪，兢兢业业没成绩”。

2.2工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙，通常感觉是上班像打仗一样，一件事接着一件事，经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦，领导总是认为这是你应该做的，并且在年终绩效考核时，行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生，你都得为他们服务，如果服务不好，往往会遭到投诉，或是责骂等，因而没有被重视，得到的回报也少。付出与回报往往难成正比，导致有些行政秘书心里有牢骚，肚里有怨气。认为干多干少一个样，干与不干一个样的心理极易产生，抱怨自己进错门、上错岗，情绪郁闷，工作没劲。

2.3工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身，很多都是一些引进人才的家属或是子弟，从事行政事务一般很难升到高级职称，往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中，高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流，缺?