高校院(系)办公室工作的协调职能研究

　　吴天涵付婧

　　(江西中医药大学，江西南昌，330004)

　　关键词：高校院(系)办公室;协调职能;职能完善

　　高校院(系)办公室是高等学校的二级单位，是作为院(系)行政工作的综合管理部门。高校院(系)办公室具有承上启下、协调左右、联接内外的综合协调职能，同时也承担着参谋、反馈、服务等重要作用。其职能的发挥和工作效果，关系到高校院(系)各项工作的正常运转和高校院(系)的持续发展。

　　一、高校院(系)办公室工作的特殊性及重要性

　　院(系)办公室处于院(系)管理系统的中心地位。作为一个相对独立存在的组织整体，随着高等教育事业的飞速发展以及高等教育改革的不断深化，无论是从工作内容或者是工作形式上，均向高校院(系)办公室提出了新的要求。院(系)办公室是行政综合办事机构，是协助院(系)领导班子处理日常事务、教学科研、协调上级下级关系等事务的职能枢纽，所处的地位和工作性质，便决定了院(系)办公室是院(系)的核心部门，是参谋、执行、反馈的活动主体，其特殊性与重要性可见一斑。

　　院(系)办公室工作千头万绪，事务繁复杂乱。从系统论视角来看，院(系)办公室应当形成一个有序发展、动态运行、分工协作的现代化行政管理系统,构成特定的组织原则以及组成体系。这个由系统内各子系统的共同作用来维系运转，而作为子系统的各单元性质和职能界定不同，各子系统之间的支持度与配合度均会影响到其组织整体性和功能效果，同样也直接决定了该系统的运行效益和运转效率，而院(系)办公室恰恰处于整个院(系)的协调机制的中枢系统。⑴由此可见，对院(系)办公室协调职能作用的基本内容和主要实现途径的研究，对促进内部诸多要素以及诸多子系统之间的协调作用，发挥整体大于部分之和的整合功能，是具有重大的理论意义和现实意义的。

　　二、高校院(系)办公室协调职能的基本内容

　　我国构建社会主义和谐社会的总要求，是要求在全国全社会营造出“民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、人与自然和谐相处”的一个良好氛围。⑵高校院(系)办公室的和谐发展则是高校院(系)实现和谐发展大目标的重要组成部分，具体到院(系)办公室工作当中，正如上文贯穿的院(系)承上启下、协调左右、联接内外的综合协调职能一致，协调职能这一院(系)办公室工作的重要职能愈发凸显。在既定的组织原则以及组成体系下，按照涉及的内容和范围，协调职能的工作分为以下两大类：

　　2.1 对内协调工作

　　随着我国的经济体制改革和教育体制改革的不断深化与发展，高校院(系)内部组织结构逐渐成熟、内部分工趋于精细化、协同公关及合作趋向明显。院(系)办公室及时对各职能部门工作任务、工作要点、实施步骤、工作办法进行发布与反馈。妥善处理教学科研、基建产业、教职员工和学生等高校院(系)内部的利益诉求进行协调整合，以期不同利益个体趋同，最终服务于学校发展和建设。

　　2.2 对外协调工作

　　《高校办公室中枢协调职能运行机制的研究》中“对外中枢协调的发挥是有效获取外部资源的需要。随着高校为社会服务的领域不断拓宽，面对日益激烈的外部资源竞争，高校办公室更应在外部协调上下功夫。”⑶高校院(系)办公室面向的对象已不局限于上级单位，兄弟学校，更倾向于合作单位、新闻媒体和社会团体及个人。高校院(系)办公室着力于对外协调工作，树立良好形象，为高校院(系)与合作方实现既定目标的达成，确保学校全局工作的顺利开展。

　　三、高校院(系)办公室工作中协调职能的完善

　　优化与完善高校院(系)办公室协调职能，建立公平民主、规范有序、团结友爱、协调有力、高效运转、和谐相处共促发展的院(系)办公室，不断改善和优化各种关系，营造良好的协调工作环境，完善协调职能的效用和不断开创高校院(系)办公室工作新局面。

　　3.1 建全合作机制，发挥整体效能

　　科学发展观的根本方法是统筹兼顾，如要应用于办公室工作中，必须深化协调职能和统揽全局。建立合作机制，《高校办公室工作的协同与整合》⑷文中指出“就是要努力构建一种层层有其责、人人有其职、既相对独立又相互统一于系统共同目标的相互合作机制。”在一个高效的合作机制中，多样性、独立性、单一性、整体性和指导性必须统一在整个工作的系统目标中。当中各工作人员的职责大小和工作能力取得平衡、权责一致、个人主观工作能力需要符合职务标准，能够自身的目标充分发挥优势并相互促进、相互合作，起到相互强化和共同发展的作用，整体发挥高效能。

　　3.2 深入研究各个利益点，优化合作机制

　　在大多数问题的协调中，必须先掌握或指定问题解决的依据，着眼于大局从院(系)办公室整体上，体现工作有主次，任务有轻重缓急之分。在具体工作上，当局部利益与整体利益发生冲突时，需牢牢把握全局，充分考虑兼顾全院(系)的长远利益，消除不稳定因素，进而确保全局工作的顺利开展，保证总体目标实现。

　　3.3树立创新意识，科学管理途径

　　高校院(系)办公室工作水平的提高与信息化、自动化的工作平台紧密相依。逐步实现计算机依托和电子数据的无纸化办公，真正发挥现代化办公的高效、快捷的优势，降低办公室人事物成本，提高各个环节办事效率，消减不必要的内耗。使得协调职能工作更加高效，以达到科学管理，完善高效院(系)工作的协调职能。

　　四、结语

　　高校院(系)办公室的工作还存在诸多困难，在高等教育深化改革和高校创新发展的大背景下，不畏困难去直面困难，用科学的态度去克服困难，发挥高校院(系)办公室的协调职能去适应整个大环境，利于实现自我价值和充分施展个人的才干，又能达到整体目标的要求。

　　参考文献

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　　[2] 俞国锋. 论构建和谐型高效办公室[J]. 运城学院学报, 2007.

　　[3] 孙玮. 高校办公室中枢协调职能运行机制的研究[J]. 高教论坛, 2010(12); 102.

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　　[5] 李钢. 高校办公室工作优化浅论[J]. 常州师专学报, 2002, (5).