独立学院文书档案管理策略研究

作者：　时间：2012-02-07 阅读：( )

摘要：由于独立学院在初创时期不具有独立办学的主体资格，因而它们的一切办学活动都是为申办高校的整体利益服务的。因此必须要重视独立学院文书档案管理工作，全面提升文书档案管理人员的素质和能力，建立健全档案管理制度，对文书立卷进行科学分类、促进文书档案信息化建设，不断提高独立学院文书管理规范化水平。

关键词：学院；文书档案管理；策略

高等院校的教学规模相对于中等院校来说要大很多，而且分为不同的学院，机构设置也相对庞杂。文书工作是档案工作的基础，档案是由文书转化而来的，并且是文书工作的延伸和发展。两者相辅相成，密不可分。文书工作不仅关系到公文的质量，也影响到文书档案的质量。因此，做好文书档案管理工作对学校实行规范化、科学化、现代化管理起着至关重要的作用。

一、独立学院文书档案存在的问题

（一）原始资料的质量缺陷

文书资料在进行归档时常常会出现格式不对的现象；并且缺少原稿、附件、日期、批复等；修改用圆珠笔和铅笔；有的传真件不清晰；不留装订线。这些都是文书档案整理的基础工作。这些问题的出现大部分是由于文书工作人员的档案管理知识的欠缺，并且档案意识淡薄造成的。

（二）文书人员和档案管理人员缺乏沟通

文书工作和档案管理工作是分开的，由于日常办公不在一起，因此相互之间的沟有限，经常会出现脱节现象。而且目前独立学院都忙于扩招和教学评估，文书工作人员往往忽视收集资料。

（三）人员配备不够

档案管理是一项默默无闻的工作，因此年轻人虽然有档案管理专业毕业的，但是很难耐得住寂寞，干得时间不长就申请调离了。年龄偏大的人往往会被安置在档案室，但是由于其没有受到专业档案管理工作的培训，并且计算机水平有限，因此管理起来容易出现纰漏。档案管理工作很少有评优和考核，因此很多想晋升的人都选择了离开，这也使档案室长期处于缺人的状态。

（四）信息化建设薄弱

虽然大部分的独立学院都为档案室配备了管理软件，但是由于人员配备不足，再加上年纪大的人对计算机较为陌生，因此档案管理工作的信息化并没有得到普及。

（五）各部门缺乏配合

独立学院的文书档案资料来源于各个部门，但是某些部门为了自己的使用之便，不愿意将一些文件性的资料交给档案管理人员统一保管。这一做法不但严重影响了档案管理人员工作的积极性，为其工作带来了不便，也使一些重要的文书资料流失。

（六）归档方式单一

随着科技的进步，电脑、扫描仪、打印机、传真机已经在高校办公中得到普及，这在很大程度上提高了资料的收集与处理效率。但是由此产生了一个问题，是采用传统的纸质归档还是采用电子版归档，这难免会产生冲突。目前，高校档案管理工作就出现了这两种倾向。无论采用何种方式进行保存都不是最安全有效的。只采用光盘进行存储，虽然查询起来比较方便，但是一旦光盘读取失败，那么所有的资料都将丢失。只采用纸质存储，虽然可以保证不会丢失，但是查询起来非常麻烦，而且时间长了字迹也会模糊不清，不容易辨认。

二、独立学院文书档案管理策略

（一）提高档案管理的地位

各级领导要充分认识到档案管理工作的重要性，这是做好档案管理的前提。要建立健全相应的规章制度，加强检查和监督。档案管理人员也要做好档案工作的宣传活动，采用大家易于接受的方式宣传法律法规，提高各级人员对档案管理工作的认识和重视程度。只有大家对档案管理工作充分支持，才能使材料搜集事半功倍。

（二）规范工作衔接

文件资料是档案的前身，其质量的好坏直接影响到资料的归档。文书人员应该有一定的档案意识，在搜集资料的时候能够把握住重点，对不完整的资料进行补充，对不符合要求的资料进行规范化。比如纸张大小、文件格式的统一；严禁使用铅笔、红笔进行修改等。文件处理也要及时，对于缺少的文件部分应该及时登记，进而查找，不能不了了之。文书部门如果也能做到立卷归档，就会和后续的档案管理工作进行良好的衔接。

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